Заказ работы

Заказать
Каталог тем

Самые новые

Значок файла SQL: SELECT-ЗАПРОСЫ -АГРЕГИРОВАНИЕ И ГРУППОВЫЕ ФУНКЦИИ Методические рекомендации к лабораторной работе по курсу «Автоматизированные информационно-управляющие системы» для студентов специальности 2101 по направлению Т-02 (7)
(Методические материалы)

Значок файла SQL: ИЗВЛЕЧЕНИЕ ДАННЫХ - команда SELECT Методические рекомендации к лабораторной работе по курсу «Автоматизированные информационно-управляющие системы» для студентов специальности 2101 по направлению Т-02 (9)
(Методические материалы)

Значок файла Основы архитектурно-конструктивного проектирования Часть 2 «Основы архитектурного проектирования» (6)
(Методические материалы)

Значок файла Осипов Ю.К. Архитектурные конструкции. Часть I. Фундаменты. Учебное посо-бие / СибГИУ, Новокузнецк, 2003 – 130 стр. (9)
(Методические материалы)

Значок файла Ряды: методические указания /Сост.: М.С.Волошина, С.Ф.Гаврикова: СибГИУ. – Новокузнецк, 2005. – 42 с. (18)
(Методические материалы)

Значок файла Пределы: Метод. указ./ Составители: С.Ф. Гаврикова, И.В. Касымова.–Новокузнецк: ГОУ ВПО «СибГИУ», 2003. (15)
(Методические материалы)

Значок файла Предел. Непрерывность: Метод. указ. / Сост.: Л.А. Кильман: СибГИУ. – Новокузнецк, 2005. - с. (14)
(Методические материалы)

Каталог бесплатных ресурсов

Технология работы с документами

4.1 Организация документооборота

 

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

         документы, поступающие из других организаций (входящие);

       документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

       документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Движение входящих документов включает:

       первичную обработку;

       предварительное рассмотрение;

       регистрацию;

       рассмотрение руководством;

       передачу на исполнение;

       исполнение;

       контроль за исполнением;

       списание исполненного документа в дело.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат, орготдел и т.п.), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт, секретарь, офис-менеджер, делопроизводитель и др.) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

До настоящего времени во многих организациях документы поступают в виде традиционных почтовых отправлений (в конвертах). Конверты с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций не принято вскрывать, их передают по назначению без обработки. В остальных случаях конверты вскрываются и, как правило, не сохраняются, не прилагаются к содержавшимся в них документам. Конверты целесообразно сохранять в исключительных случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на два потока:

>     направляемые на рассмотрение руководителю организации;

>     направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

 

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители, и значительно ускорить движение входящих документов, а значит ускорить и их исполнение.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации, необходимую для принятия управленческих решений, например:

 

 

 

 

1. Письмо с предложением о совместной деятельности, полученное от другой организации.

2.   Жалоба покупателя на низкое качество изделий, выпускаемых данной организацией.

3.   Копия приказа генерального директора организации, присланная в ее филиал.

 

Целесообразно передать на исполнение в структурные подразделения (исполнителям) без рассмотрения руководителем организации, например, следующие документы:

 

1. Письмо-напоминание от организации-партнера о приближении очередного срока оплаты выполненных работ.

2. Рекламный проспект изделий, присланный из другой организации.

3. Письмо-запрос, полученный от торгового дома, о видах продукции, которая будет выпускаться данной организацией в новом году.

 

Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Ход исполнения контролируется службой ДОУ.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям.

Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

Документы отправляются в другие организации различными способами: по почте, по факсу, по электронной почте и др. Почтовые отправления сортируют, упаковывают, оформляют и сдают в отделение связи. Перед упаковкой документов служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело.

Документы внутри организации должны передаваться исполнителям под расписку для подтвержения факта получения документа исполнителем и исключения возможности потери документа при его движении в организации.



Размер файла: 124 Кбайт
Тип файла: doc (Mime Type: application/msword)
Заказ курсовой диплома или диссертации.

Горячая Линия


Вход для партнеров