Заказ работы

Заказать
Каталог тем

Самые новые

Значок файла Исследование особенностей распределения выборочных средних арифметических: Метод. рек. /Сост.: Ю.Г. Сильвестров: ГОУ ВПО «СибГИУ. - Новокузнецк, 2003, - 7 с., (0)
(Методические материалы)

Значок файла Исследование особенностей распределения случайных событий с помощью шариковой модели: Метод. рек. /Сост.: Ю.Г. Сильвестров: ГОУ ВПО «СибГИУ. - Новокузнецк, 2003, - 7 с., (1)
(Методические материалы)

Значок файла Деформация и рекристаллизация металлов: Метод. Указ. / Сост.: Л.А. Стародубцева, Д.Г. Татарников: СибГИУ. – Новокузнецк, 2002. - с., ил. (2)
(Методические материалы)

Значок файла Дефекты кристаллического строения металлов. Рекомендации к практическим занятиям. / Сост. В.П. Морозов, А.Ф. Софрошенков; СибГИУ. – Новокузнецк, 1999. - с. ил. (1)
(Методические материалы)

Значок файла Гидромеханические процессы и обработка твердых материалов: Метод. указ. / Сост.: Г.В. Галевский, В.В. Руднева: ГОУ ВПО «СибГИУ». – Новокузнецк, 2004. – 25 с., ил. (2)
(Методические материалы)

Значок файла Гидродинамика и гидромеханические процессы: Метод. указ. / Сост.: Г.В.Галевский, В.В. Руднева: ГОУ ВПО «СибГИУ». – Новокузнецк, 2004. – 35 с., ил. (1)
(Методические материалы)

Значок файла Выбор и расчёт потребного количества оборудования: Ме-тодические указания к изучаемому курсу: “Оборудование и проекти-рование термических цехов” / Сост.А.Ф. Синявский: СибГИУ. - Новокузнецк , 2004. – 11с. (0)
(Методические материалы)

Каталог бесплатных ресурсов

Технология работы с документами

4.1 Организация документооборота

 

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

         документы, поступающие из других организаций (входящие);

       документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

       документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Движение входящих документов включает:

       первичную обработку;

       предварительное рассмотрение;

       регистрацию;

       рассмотрение руководством;

       передачу на исполнение;

       исполнение;

       контроль за исполнением;

       списание исполненного документа в дело.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат, орготдел и т.п.), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт, секретарь, офис-менеджер, делопроизводитель и др.) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

До настоящего времени во многих организациях документы поступают в виде традиционных почтовых отправлений (в конвертах). Конверты с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций не принято вскрывать, их передают по назначению без обработки. В остальных случаях конверты вскрываются и, как правило, не сохраняются, не прилагаются к содержавшимся в них документам. Конверты целесообразно сохранять в исключительных случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на два потока:

>     направляемые на рассмотрение руководителю организации;

>     направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

 

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители, и значительно ускорить движение входящих документов, а значит ускорить и их исполнение.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации, необходимую для принятия управленческих решений, например:

 

 

 

 

1. Письмо с предложением о совместной деятельности, полученное от другой организации.

2.   Жалоба покупателя на низкое качество изделий, выпускаемых данной организацией.

3.   Копия приказа генерального директора организации, присланная в ее филиал.

 

Целесообразно передать на исполнение в структурные подразделения (исполнителям) без рассмотрения руководителем организации, например, следующие документы:

 

1. Письмо-напоминание от организации-партнера о приближении очередного срока оплаты выполненных работ.

2. Рекламный проспект изделий, присланный из другой организации.

3. Письмо-запрос, полученный от торгового дома, о видах продукции, которая будет выпускаться данной организацией в новом году.

 

Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Ход исполнения контролируется службой ДОУ.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям.

Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

Документы отправляются в другие организации различными способами: по почте, по факсу, по электронной почте и др. Почтовые отправления сортируют, упаковывают, оформляют и сдают в отделение связи. Перед упаковкой документов служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело.

Документы внутри организации должны передаваться исполнителям под расписку для подтвержения факта получения документа исполнителем и исключения возможности потери документа при его движении в организации.



Размер файла: 124 Кбайт
Тип файла: doc (Mime Type: application/msword)
Заказ курсовой диплома или диссертации.

Горячая Линия


Вход для партнеров