"Создание таблиц с использованием текстового процессора Microsoft Excel " по дисциплине «Информатика и компьютерная техника»

Методические указания содержат краткое изложение основных теоретических положений, относящихся к организации работ со стандартным программным обеспечением  на примере Microsoft Excel, представлена методика изучения   способов создания таблиц.

Методические указания разработаны к.т.н., доцентом кафедры кибернетики и вычислительной техники Щепиным Ю.Н. и ст. преподавателем кафедры кибернетики и вычислительной техники Козловой Е.В.

  Методические указания утверждены на заседании кафедры кибернетики и вычислительной техники, протокол  № 5 от 24 января 2002 г.

Рецензенты  к.т.н., доцент Фисун С.Н.,

            к.т.н.  доцент Минкин С.И.

Цель работы: ознакомление с интерфейсом Microsoft Excel, получение практических навыков ввода информации, формул и функций в ячейки электронной таблицы.

1   Основные теоретические положения

1.1 Интерфейс Microsoft Excel

1.1.1. Книги и листы

Электронные таблицы, к классу которых относится программа Microsoft Excel, предназначены для выполнения любых периодических вычислений.

Запустите это приложение.

Его интерфейс чем-то похож на интерфейс Microsoft Word, однако вместо чистого листа (рабочего поля) мы видим таблицу, с которой пользователь и должен работать. Файл Microsoft Excel организован как книга, состоящая из таких таблиц (листов). Книга в Microsoft Excel представляет собой файл, используемый для обработки и хранения данных. Каждая книга может состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи.

Листы служат для организации и анализа данных. Одновременно на нескольких листах данные можно вводить, править, производить с ними вычисления. В книгу можно вставить листы диаграмм для графического представления данных и модули для  создания и хранения макросов, используемых при выполнении специальных задач.

Имена листов находятся на ярлычках, расположенных в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой необходимо указать соответствующий ярлычок. Название текущего листа всегда выделено жирным шрифтом. Листы можно переименовывать, вставлять, удалять, перемещать или копировать в пределах одной книги или из одной книги в другую.

1.1.2 Ввод данных в ячейки

В ячейках электронной таблицы могут быть данные различного типа (текст, число, дата и т.д.), а также формулы или функции для работы с ними. Для того чтобы ввести что-либо в выбранную ячейку, нужно встать на нее курсором и просто осуществить ввод с клавиатуры. После окончания ввода данных нужно выйти из режима редактирования, нажав клавишу Enter. Если нужно изменить данные в ячейке, можно пойти двумя путями: разместить  новые данные поверх старых данных или двойным щелчком мыши перейти в режим редактирования содержимого ячейки.

1.1.3 Ввод формул в ячейки

Для работы с данными, содержащимися в ячейках, используются формулы и функции. Ввод любой формулы начинается со знака «=». Ячейки в электронной таблице обозначаются буквой (столбец) и цифрой (номер строки). Допустим, например, что у нас имеются два числа в ячейках А1 и В1, и нужно ввести формулу, складывающую их, в ячейку С1. Для этого нужно встать курсором на ячейку С1 и ввести знак «=». После этого, в принципе, можно было бы перейти в латинский шрифт и набить выражение: «А1+В1». После нажатия на Enter в ячейке с формулой появилось бы значение суммы. Однако, в Excel существует более простой механизм ввода формул. После того, как набран знак «=», для ввода в формулу имени какой-либо ячейки нужно щелкнуть мышью по соответствующей ячейке. Формулы рекомендуется набирать только таким способом.

1.2 Использование функций Microsoft Excel.

Для выполнения вычислений на листах книги и на листах макросов можно использовать стандартные функции Microsoft Excel. Величины, которые используются для вычисления значений функций, называются аргументами. Величины, которые являются результатом вычисления функций, называются возвращаемыми значениями. Последовательность, в которой должны располагаться аргументы функции, называется синтаксисом функции. Чтобы использовать функцию, ее нужно ввести как часть формулы в ячейку листа. Формула должна начинаться со знака равенства (=), за которым следует набор величин, операторов и функций. Если функция стоит в самом начале формулы, ей должен предшествовать знак равенства, как и во всякой другой формуле.