Системы групповой работы с документацией

Содержание

Введение                                                                                             3

1.                Электронный документооборот: общие сведения                4-8

1.1            Требования к системам электронного документооборота

и их функциональные компоненты                                                          4-5

1.2.    Модель состояний документа                                                5-6

1.3.    Модель жизненного цикла документов                                 7-8

2.                Организация групповой работы с документами                          9-19

2.1.                    Компьютерные сети как основа для групповой

работы с документами                                                                       9

2.2.                    Групповое программное обеспечение                                    10-13

2.3.                    Основные достоинства групповых систем

работы с документацией                                                              13-14

2.4.    Обеспечение безопасности при групповой работе

с документами                                                                              14-19

Выводы                                                                                             20

Список литературы                                                                          21

 

Введение

Сегодня пришло понимание необходимости автоматизации хранения и обработки информации, так как её объемы таковы, что обрабатывать её вручную уже не представляется возможным. Существуют оценки, что до 90% времени сотрудников тратится на поиск необходимых для работы документов. Это проблема усугубляется при коллективном использовании документов, когда надо найти документы, созданные другим сотрудником, и, наконец, она становится практически невыполнимой в том случае, если организация является территориально-распределенной. Эффективно реализованная система документооборота позволяет преодолеть эти трудности, а так же приводит к уменьшению стоимости хранения информации за счет: сокращения площадей, на которых хранится информация; уничтожения малоэффективных бумажных документов; более компактного хранения бумажных документов; увеличения скорости поиска и доступа к необходимым документам. Немаловажно отметить еще и фактор повышения безопасности при работе с документами за счёт организации глубокой системы защиты документов, в зависимости от операций и пользователей, и от несанкционированного доступа. Кроме того, запись всех операций с документами позволяет восстановить всю историю действий с ними, что также часто бывает крайне необходимо.

Тема данной работы является очень актуальной, поскольку групповая работа с документами сегодня приобретает все большие и большие масштабы. Однако при достаточно широком практическом использовании групповой работы с документами, теоретическая база, которая должна лежать в основе управления данным процессом, является слабо разработанной. Целью работы является систематизация и упорядочивание имеющейся информации по данному вопросу.

1.    Электронный документооборот: общие сведения

1.1.        Требования к системам электронного документооборота и их функциональные компоненты

 

Система электронного документооборота (СЭД) должна выполнять следующие функции:

·         Создание, хранение, редактирование документов.

·         Управление доступом к документам.

·         Возможность интеграции с другими подсистемами ИАИС и другими программными средствами, предназначенными для работы с документами.

·         СЭД должна быть максимально ориентирована на целевую аудиторию и предусматривать для конечного пользователя удобный web-интерфейс.

Исходя из функционального назначения, будущей СЭД предъявляется ряд требований, условно разделяемых на две группы. К общим относятся те классические требования, которые предъявляются ко всем аналогичным системам, призванным решать проблемы обработки данных (масштабируемость, распределенность, открытость, модульность). К специальным можно отнести те специфические требования, которые актуальны именно для рассматриваемой СЭД, учитывая объективные условия ее дальнейшего функционирования.

Опираясь на опыт существующих разработок], можно выделить ряд функциональных компонент, которые должна содержать СЭД:

Пользователи – субъекты системы вместе со своими инструментальными средствами, обращающиеся к СЭД за информацией либо с целью выполнения определенных действий.

Система управления доступом – правила, в соответствии с которыми для каждого пользователя определен набор привилегий на соответствующий набор объектов (документов и/или действий над документами). Пользователи могут объединяться в группы с единым набором привилегий.

Система управления документами - алгоритмы обработки, создания, модификации и движения документов – это главное звено СЭД.

Система импорта-экспорта документов, обеспечивающая конвертацию документов различных типов в приемлемый формат и совместимость их с рядом других прикладных программ.

Система хранения данных – модель данных и механизмы ее реализации, которая может быть организовано на нескольких уровнях: на уровне неструктурированной информации (файлы) и структурированной – базы данных.

Все компоненты взаимосвязаны, а функциональность всей СЭД обеспечивается функционированием каждой отдельной компоненты и их регламентированным взаимодействием друг с другом.

 

1.2. Модель состояний документа

 

Динамической характеристикой документа является его состояние. Состояния (редактирование, выполнение активного документа, движение – пересылка по почте, архивирование) сменяются в соответствии с определенными правилами (регламентом). Регламент определяется в зависимости от значения статических атрибутов – типа, подтипа, защиты и вида.

Точка входа и точка выхода отделяют внутренний документооборот от внешней среды. Документы, попадающие во внутреннюю среду с точки входа, являются, по определению, входящими. Аналогично, документы, попадающие из внутреннего оборота на точку выхода – являются исходящими. Смена состояний, как уже было отмечено, происходит в соответствии со значениями атрибутов документов, которые его однозначно классифицируют.

Что касается внешних связей, то с точки входа документ может попасть в состояние выполнения не сразу, а может сначала редактироваться или пересылаться по почте внутренним сотрудникам (например, неактивный документ – для ознакомления с содержащейся в нем информацией), или же вообще сразу попасть в архив, если информация не требует распространения или действий. Из состояния редактирования или движения документ может попасть на выход (для неактивных документов). Выполненный активный документ, а также извлеченный из архива документ любого типа также может попасть на выход.

Размер файла: 172.07 Кбайт
Тип файла: doc (Mime Type: application/msword)